Overheden overtreden wet met haastig aangeschafte Microsoft-oplossingen
“Waarom stelt u deze vragen eigenlijk, over zo’n stoffig onderwerp?” Een woordvoerder van provincie Zuid-Holland reageert in eerste instantie lichtelijk verbaasd op de vragen over IT-systemen die problemen geven met archiveren. Intussen vinden de meer inhoudelijk betrokken ambtenaren ontbrekende archiefstukken een uiterst belangrijke kwestie. Onvindbare informatie leidt tot incomplete dossiers, gebrekkige dienstverlening, vele uren extra werk en soms zelfs verloren rechtszaken en bestuurders die opstappen. De nog altijd nadreunende Toeslagenaffaire van 2019 maakt dat de overheid er veel aan gelegen is om de informatiehuishouding op orde te krijgen.
Gemeenten, provincies en waterschappen werken zich een slag in de rondte om informatie goed en blijvend op te kunnen slaan. Meerdere wetgevingen die met elkaar samenhangen dwingen ze daartoe: de Archiefwet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Open Overheid (Woo). Maar minimaal de helft van de lokale overheden lukt dat niet, blijkt uit onderzoek van Binnenlands Bestuur en iBestuur onder 48 gemeenten, 6 provincies en 9 waterschappen. Uit de reacties van deze lokale overheden rijst een beeld van een rommelig overheidsarchief dat wordt geteisterd door technische beperkingen, onwelwillende leveranciers en veel uren handmatig werk door tijdelijke technische noodverbandjes.
Onderbelicht
Vrijwel iedere lokale overheid (97%) geeft aan IT-systemen te gebruiken die informatie niet kunnen wijzigen, verwijderen of blijvend kunnen opslaan. Dat ligt voor een deel aan de markt, geven diverse overheden aan. Ze zijn vaak afhankelijk van leveranciers, die functies voor archiveren niet altijd kunnen of willen leveren. Gemeente Almelo omschrijft het als volgt: “Dossiervorming en archivering worden door kleine leveranciers vaak niet meegenomen in de ontwikkeling, zijn vaak onderbelicht of worden niet volledig ondersteund. Dat de gemeente daarmee vervolgens niet aan wetgeving voldoet, wordt onvoldoende onderkend. Aandacht hiervoor bij leveranciers, maar ook bij de gemeente zelf is van belang.”
Een deel van de overheden probeert dat op te lossen door koppelingen aan te leggen tussen applicaties en centrale (archief)systemen. Of, in veel gevallen, door ambtenaren informatie handmatig te laten selecteren voor langdurig bewaring. Dit soort workarounds worden door archivarissen zelf als risicovol bestempeld door de menselijke handelingen en de bijhorende grote kans op fouten. Vijf lokale overheden (8%) geven aan dat informatie in de archieven ontbreekt.
Lees het hele artikel op AGConnect.nl: Overheden overtreden wet met haastig aangeschafte Microsoft-oplossingen
RECENTE ARTIKELEN
Partners
